TAHAP PERENCANAAN AUDIT

TAHAP PERENCANAAN AUDIT
Tahap perencanaan terdiri dari dua elemen yaitu survei pendahuluan dan review sistem pengendalian manajemen. Pekerjaan yang dilakukan pada masing-masing elemen bertujuan unutk menghasilkan rencana penelitian yang detail yang dapat membantu auditor dalam mengukur kinerja dan mengembangkan temuan berdasarkan perbandingan antara kinerja yang telah ditetapkan sebelumnya.

1. Survei Pendahuluan
Pada tahap survei pendahuluan auditor akan berupaya untuk memperoleh gambaran yang akurat tentang lingkungan organisasi yang diaudit, terutama berkaitan dengan struktur dan operasi organisasi, lingkungan manajemen, kebijakan, standar dan prosedur kinerja. Deskripsi yang akurat tentang lingkungan organisasi yang diaudit akan membantu auditor untuk menentukan tujuan audit dan rencana audit secara detail, memanfaatkan sumber daya yang ada untuk hal-hal yang sifatnya material, mendesain tugas secara efisien dan menghindari kesalahan.
2. Review Sistem Pengendalian
Pada audit keuangan, auditor memulai pekerjaan dengan melakukan review dan evaluasi terhadap sistem pengendalian intern (SPI) terutama yang berkaitan dengan prosedur akuntansinya, sedangkan pada audit kineja, auditor harus menelaah sistem pengendalian manajemen atau sistem pengendalian administratif dengan tujuan untuk menemukan kelemahan pengendalian yang signifikan agar menjadi perhatian manajemen dan untuk menentukan luas, sifat, dan waktu pemeriksaan berikutnya.
Sistem Pengendalian Manajemen memberikan gambaran tentang metode dan prosedur yang digunakan oleh organisasi untuk mengendalikan kinerjanya. Pengendalian manajemen sendiri bertujuan untuk memastikan bahwa tujuan organisasi dicapai secara ekonomis, efisien, dan sesuai dengan hukum dan peraturan yang berlaku.
Prosedur audit yang dilakukan pada tahap review sistem pengendalian secara garis besar terdiri dari tiga langkah yaitu :
a. Menganalisis sistem manajemen organisasi,
b. Membandingkannya dengan model yang ada,
c. Mencatat dugaan terhadap setiap ketidakcocokan/ketidaksesuaian.
Dalam mereview sistem pengendalian, auditor dapat mengarahkan pekerjaannya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :
• Apakah organisasi membuat perencanaan yang cukup? Apakah strategi untuk mencapai tujuan telah ditetapkan? Apakah standar penciptaan tujuan juga telah ditetapkan?
• Apakah organisasi sudah terstruktur dengan baik untuk menjalankan aktivitasnya? Apakah sumber daya sudah tersedia dan terdistribusi dengan baik?
• Apakah rencana sudah dikomunikasikan kepada pihak-pihak yang bertanggung jawab untuk melaksanakan?
• Apakah kinerja auditor telah dimonitor dengan menggunakan dasar/kriteria yang pasti? Apakah penyimpangan dari rencana semula diidentifikasi dan dianalisis dengan hati-hati? Apakah tindakan koreksi yang tepat waktu telah dilaksanakan?

Kriteria Pengendalian untuk Hasil-Hasil Program, Penilaian Ekonomi dan Efisiensi
Kriteria yang digunakan untuk menilai reliabilitas data dibagi dalam dua area :
1) Proses pengumpulan, perhitungan dan pelaporan data
 Prosedur yang ada didisain untuk memastikan fairness, dependability, dan reliability data.
 Terdapat pengendalian dalam proses pengumpulan dan perhitungan data untuk memastikan integritas data.
 Pengendalian yang sudah ditetapkan sudah dijalankan.
 Terdapat dokumentasi yang memadai untuk menentukan integritas data.
2) Kecukupan pelaporan data
 Data yang dikumpulkan dan dihitung, dibuat dengan dasar yang konsisten dengan tahun sebelumnya.
 Kewajaran dan reliabilitas data disajikan dengan kritetia tertentu.
Pekerjaan audit pada tahap perencanaan diharapkan mampu mempersiapkan dua buah dokumen yaitu :
a. Memorandum analitis (analitical memorandum), berisi identifikasi kelemahan yang material dalam sistem pengendalian manajemen dan pembuatan rekomendasi untuk perbaikan atas kelemahan tersebut.
b. Memorandum perencanaan (planning memorandum), dibuat berdasarkan hasil review sistem pengendalian untuk menentukan sifat, luas, dan waktu untuk pekerjaan audit berikutnya.
Analitical memorandum untuk kepatuhan, ekonomi dan efisiensi, serta hasil-hasil program memiliki format umum yang sama, tetapi berbeda dalam hal kriteria yang digunakan. Pengendalian manajemen fokus evaluasinya adalah kecukupan, perencanaan, struktur organisasi yang memadai, dan efektivitas kepemimpinan manajemen. Fokus evaluasi kepatuhan adalah memastikan apakah entitas sudah mengikuti peraturan, hukum, dan kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan. Ekonomi dan efisiensi fokus evaluasinya adalah penentuan apakah entitas menggunakan sumber daya yang dimilikinya secara ekonomis dan efisien. Hasil-hasil program fouks evaluasinya adalah apakah hasil yang telah tercapai, apakah tujuan dutetapkan oleh pihak yang berwenang dan apakah entitas telah mempertimbangkan alternatif-alternatif yang memberikan hasil yang diinginkan dengan biaya yang lebih rendah.
Pemakaian indikator/kriteria kinerja oleh organisasi sektor publik akan membantu pemakai laporan dalam menilai kinerja yang dilaporkan oleh organisasi mengingat audit ekonomi, efisiensi, dan efektivitas selain berkaitan dengan hal-hal yang bersifat kuantitatif dan sulit diukut secara pasti. Penggunaan indikator kinerja untuk masing-masing organisasi juga penting untuk mengantisipasi keinginan bahwa ukuran kinerja untuk suatu organisasi berbeda dengan ukuran kinerja organisasi yang lain. Berikut ini adalah beberapa contoh kriteria audit atau standar evaluasi yang dapat digunakan oleh auditor.

KRITERIA	KRITERIA AUDIT
1.    Penetapan tujuan	Tujuan masing-masing unit organisasi yang menggambarkan kontribusi dari masing-masing unit terhadap organisasi secara keseluruhan harus ditetapkan konsisten dengan kebutuhan dan diranking sesuai dengan prioritas.
2.    Penetapan strategi	Strategi untuk mencapai tujuan harus ditetapkan, dan program-program disusun berdasarkan strategi yang telah dibuat.
3.    Kelengkapan dan keseimbangan pengendalian	Rentang pengendalian dalam sebuah organisasi harus lengkap dan seimbang antara aktivitas-aktivitas organisasi yang banyak jumlahnya dan sangat kompleks.
4.    Kualifikasi manajemen	Orang-orang yang duduk di posisi manajemen harus mempunyai kemampuan yang cukup untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.
5.    Job description	Job description harus dikembangkan untuk seluruh posisi dalam organisasi untuk memudahkan komunikasi, koordinasi, dan memastikan tanggung jawab masing-masing posisi.
6.    Perencanaan	Perencanaan harus menetapkan hasil yang ingin dicapai, kapan akan dilaksanakan, jumlah dana yang diperlukan, dan standar pelaksanaan.
7.    Evaluasi kinerja karyawan	§  Seluruh karyawan dievaluasi secara periodik dan diinformasikan hasil pekerjaan mereka. §  Sistem evaluasi harus didasarkan pada atribut-atribut yang paling efektif dan mendukung pencapaian tujuan evaluasi.
8.    Sistem pengendalian manajemen untuk produktifitas	a.   Ada standar untuk mengukur produktifitas masing-masing departemen atau fungsi, yang meliputi : §  Tingkat jasa yang diharapkan dapat disediakan oleh masing-masing departemen atau fungsi. §  Kualitas jasa yang diharapkan dapat dicapai. §  Jumlah output yang ingin dicapai. §  Biaya untuk mencapai output yang diinginkan. b.   Indikator untuk mrngukur produktivitas masing-masing departemen dan fungsi harus ditetapkan. c.   Perbandingan antara kinerja yang telah dicapai dengan standar yang telah ditetapkan dilaporkan secara periodik. d.   Penyebab terjadinya penyimpangan diidentifikasi dan dianalisa untuk mengambil tindakan koreksi yang tepat. e.   Sistem bagi prosedur dan praktek untuk menyampaikan informasi tentang produktifitas ditetapkan untuk memastikan informasi yang akurat, lengkap, dan tepat waktu.
9.    Garis wewenang dan tanggung jawab	Garis wewenang dan tanggung jawab dalam organisasi harus ditetapkan dengan jelas, tidak terduplikasi, dan ditetapkan secara logis dan konsisten.
10. Pelaksanaan dan pengendalian kegiatan	Pelaksanaan, koordinasi dan pembatasan tindakan disesuaikan dengan rencana yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan.

Kriteria audit yang diterangkan diatas hanya merupakan contoh. Kriteria audit yang lainnya dapat dikembangkan oleh auditor dan pihak-pihak lain yang terkait dalam pelaksanaan audit kinerja sesuai dengan keadaan lingkungan organisasi sektor publik.