STRUKTUR AUDIT KINERJA

STRUKTUR AUDIT KINERJA

A.     STRUKTUR AUDIT KINERJA

v Audit kinerja merupakan perluasan dari audit keuangan dalam hal tujuan dan prosedurnya.  Berdasarkan kerangka umum struktur audit, dapat dikembangkan struktur audit kinerja yg terdiri atas :

1.  Tahap pengenalan dan perencanaan (familiarization and planning phase)

2.  Tahap pengauditan (audit phase)

3.  Tahap pelaporan (reporting phase)

4.  Tahap penindak lanjutan (follow-up phase)

v Tahap-tahap audit kinerja dan elemen masing-masing tahapan

TAHAP	ELEMEN
Tahap pengenalan dan perencanaan (familiarization and planning phase)	♫       survei pendahuluan ♫       Review SPM
Tahap audit (audit phase)	♫    Review hasil-hasil program ♫    Review ekonomi ♫    Review kepatuhan
Tahap pelaporan (reporting phase)	♫    Persiapan laporan ♫    Review dan revisi ♫    Pengiriman dan penyajian laporan
Tahap Penindqk lanjutan (follow-up phase)	♫    Desain follow up ♫    Investigasi ♫    Pelaporan

 

 

B.    TAHAP PENGENALAN & PERENCANAAN

v Tahap pengenalan dan perencanaan terdiri dari dua elemen yaitu :

1.  Survei pendahuluan ( Prelimenary survey)

Pada tahap  survei pendahuluan auditor akan berupaya untuk memperoleh gambaran yang akurat tentang lingkungan organisasi yang diaudit, terutama berkaitan dengan struktur dan operasi organisasi, lingkungan manajemen, kebijakan, standar, dan prosedur kerja. Deskripsi yang akurat tentang lingkungan organisasi yang diaudit akan membantu auditor untuk menentukan tujuan audit dan rencana audit secara detail.

2.  Review SPM (Control system)

·      Pada audit keuangan, auditor memulai pekerjaan dengan melakukan review dan evaluasi terhadap SPI terutama yang berkaitan dengan prosedur akuntansinya.

·      Pada audit kinerja auditor harus menelaah SPM dengan tujuan untuk menemukan kelemahan pengendalian yang signifikan agar menjadi perhatian manajemen dan untuk menentukan luas, sifat, dan waktu pekerjaan pemeriksaan berikutnya.

v Tiga langkah prosedur audit yg dilakukan pada review sistem pengendalian:

1.    Menganalisis sistem manajemen organisasi

2.    Membandingkannya dengan model yg ada.

3.    Mencatat dugaan terhadap setiap ketidakcocokan/ketidaksesuaian

v Pertanyaan yg diajukan auditor pada review SPM :

1.    Apakah organisasi membuat perencanaan  yg cukup? Apakah strategi utk mencapai tujuan telah ditetapkan? Apakah standar pencapaian tujuan juga telah ditetapkan?

2.    Apakah organisasi sudah terstruktur dengan baik untuk menjalankan aktivitasnya? Apakah sumber daya sudah tersedia dan terdistribusi dengan baik?

3.    Apakah rencana sudah dikomunikasikan kepada pihak-pihak yang bertanggungjawab untuk melaksanakan?

4.    Apakah kinerja telah dimonitor dengan menggunakan dasar/kriteria yang pasti? Apakah penyimpangan dari rencana semula diidentifikasi dan dianalisis dengan hati-hati? Apakah tindakan koreksi yang tepat waktu telah dilaksanakan?

v Kriteria penilaian reliabilitas data dibagi dalam dua area, yaitu:

1.    Proses pengumpulan, perhitungan, dan pelaporan data :

a.   Prosedur yang ada didisain untuk memastikan fairness, dependability, & reliability data.

b.  Terdapat pengendalian dalam proses pengumpulan dan penghitungan data untuk memastikan integritas data.

c.   Pengendalian yang telah ditetapkan sudah dijalankan.

d.   Terdapat dokumentasi yang memadai untuk menentukan integritas data.

2.    Kecukupan pelaporan data

a.  Data yang dikumpulkan dan dihitung, dibuat dengan dasar yang konsisten dengan tahun sebelumnya

b.  Kewajaran dan reliabilitas data disajikan dengan kriteria tertentu

v Pekerjaan audit pada tahap pengenalan dan perencanaan diharapkan mampu mempersiapkan dua buah dokumen yaitu :

1.  Memorandum Analistis (Analitical memorandum) berisi identifikasi kelemahan yang material dalam sistem pengendalian manajemen dan pembuatan rekomendasi untuk perbaikan atas kelemahan tersebut

2.  Memorandum perencanaan (Planning memorandum) dibuat berdasarkan hasil review sistem pengendalian untuk menentukan sifat, luas, dan waktu pekerjaan audit berikutnya

No	Kriteria	Kriteria audit
1	Penetapan tujuan	Tujuan masing-masing unit organisasi yang menggambarkan kontribusi dari masing-masing unit terhadap organisasi secara keseluruhan harus ditetapkan konsisten dg kebutuhan dan dirangking sesuai dg prioritas
2	Penetapan strategi	Strategi untuk mencapai tujuan harus ditetapkan dan program-program disusun berdasarkan strategi yg telah dibuat
3	Kelengkapan dan keseimbangan pengendalian	Rentang pengendalian dalam sebuah organisasi harus lengkap dan seimbang diantara aktivitas-aktivitas organisasi yang banyak jumlahnya dan sangat kompleks
4	Kualifikasi manajemen	Orang-orang yang duduk diposisi manajemen harus mempunyai kemampuan yang cukup untuk melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya
5	Job Descriptions	Job Desciptions harus dikembangkan untuk seluruh posisi dalam organisasi untuk memudahkan komunikasi, koordinasi dan memastikan tanggung jawab maing-masing posisi.
6	Perencanaan	Perencanaan harus menetapkan hasil yang ingin dicapai, kapan akan dilaksnakan, jumlah dana yang diperlukan, dan standar pelaksanaan
7	Evaluasi kinerja karyawan	-       Seluruh karyawan dievaluasi secara periodik dan diinformasikan hasil mereka -       Sistem evaluasi harus didasarkan pada atribut-atribut yang paling efektif dalam mendukung pencapaian tujuan evaluasi.
8	Sistem pengendalian manajemen untuk produktifitas	a.  Ada standar untuk mengukur produktivitas masing2 dept. /fungsi : –          Tingkat jasa yg diharapkan dapat disediakan oleh masing2 dept/fungsi –          Kualitas jasa yg diharapkan dapat dicapai –          Jumlah output yang ingin dicapai –          Biaya untuk mencapai output yg diinginkan b.  Indikator untuk mengukur produktivitas masing2 dept./fungsi harus ditetapkan c.   Perbandingan antara kinerja yang telah dicapai dengan standar yang telah ditetapkan dilaporkan secara periodik d.  Penyebab terjadinya penyimpangan diidentifikasi dan dianalisa untuk mengambil tindakan koreksi yang tepat e.  Sistem bagi prosedur  dan praktek untuk menyampaikan informasi tentang produktivitas ditetapkan untuk memastikan informasi yg akurat, lengkap dan tepat waktu
9	Garis wewenang dan tanggung jawab	Garis wewenang dan tanggung jawab dalam organisasi harus ditetapkan dengan jelas, tidak terduplikasi, dan ditetapkan secara logis dan konsisten
10	Pelaksanaan dan pengendalian kegiatan	Pelaksanaan, koordinasi dan pembatasan tindakan disesuaikan dengan rencana yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan

Indikator kinerja dapat membantu pemakai laporan dalam menilai kinerja organisasi yang diaudit.

TAHAPAN AUDIT

Tahapan dalam audit kinerja terdiri dari tiga elemen, yaitu:

1.    program results review

2.    economy and efficiency review

3.    compliance review

Komponen audit adalah

1.    identifikasi lingkungan manajemen

2.    perencanaan dan tujuan

3.    struktur organisasi

4.    kebijakan dan praktik

5.    sistem dan prosedur

6.    pengendalian dan metodanya

7.    sumber daya manusia dan lingkungan fisik

8.    praktik pengelolaan staf

9.    analisis fiskal

3.    area khusus investigasi

TAHAPAN PELAPORAN

Laporan tertulis bersifat permanen dan sangat penting untuk akuntabilitas publik. Hal terpenting bahwa laporan tersebut dapat dipahami oleh pihak-pihak yang menerima dan membutuhkan.

Tiga langkah pengembangan laporan audit, yaitu:

1.    preparation

2.    review

3.    transmission

                       

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan laporan adalah:

1.    laporan audit kinerja harus ditulis secara objektif

2.    auditor tidak boleh overstate

3.    informasi yang disajikan harus disertai suatu bukti yang kompeten

4.    auditor hendaknya menulis laporan secara konstruktif, memberikan pengakuan terhadap kinerja yang baik maupun yang buruk

5.    auditor hendaknya mengakomodasi usaha-usaha yang dilakukan oleh manajemen untuk memperbaiki kinerjanya

Keahlian yang perlu dimiliki dan dikembangkan oleh auditor agar menghasilkan laporan yang efektif adalah:

1.    Keahlian teknis

Keahlian yang dibutuhkan untuk mengorganisasikan atau menyusun informasi audit menjadi sebuah laporan yang koheren

2.    Keahlian manajerial

Keahlian yang dibutuhkan untuk merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan dan mengendalikan masing-masing tahap audit untuk memastikan hasil akhir yang berkualitas dan tepat waktu.

3.    Keahlianinterpersonal

Keahlian untuk menjaga hubungan baik dengan auditee, kemampuan untuk menyampaikan temuan-temuan negatif menjadi kesempatan-kesempatan positif sehingga mampu meyakinkan manajemen atas potensi-potensi yang ada.

Kekhususan laporan audit kinerja terletak pada rekomendasi untuk perbaikan

Sistematika laporan audit kinerja, terdiri atas:

I.      Pendahuluan

a.    Umum

b.    Surat pengiriman atau memorandum

c.    Laporan ringkasan

d.    Daftar isi laporan secara keseluruhan

e.    Daftar tabel dan gambar

II.    Teks

a.    Pendahuluan

b.    Body atau badan, mencakup:

1)        Pengantar masalah (jika perlu)

2)        Temuan-temuan

3)        Kesimpulan dan rekomendasi

c.    Komentar auditee

III.   Referensi Masalah

a.    Footnotes

b.    Lampiran

c.    Bibliografi

d.    Komentar auditee (jika tidak dimasukkan ke dalam teks)

e.    Bahan referensi

Langkah-langkah dalam mengembangkan sebuah laporan audit adalah:

1.    Menyiapkan temuan-temuan secara individual

2.    Mengumpulkan semua referensi yang diperlukan untuk mendukung teks

3.    Menyiapkan teks

4.    menyiapkan laporan inti

5.    menyiapkan memorandum pengiriman laporan

Temuan audit merupakan building blocks laporan audit, maksudnya bahwa temuan audit akan disajikan secara tertulis  sesuai dengan permasalahan yang relevan dan material yang ditemukan selama audit, yang mencakup argumen yang logis & komplit dan didukung oleh bukti-bukti yang cukup.

TAHAP PENINDAKLANJUTAN (FOLLOW UP)

Tindak lanjut didisain untuk memastikan/memberikan pendapat apakah rekomendasi auditor sudah diimplementasikan

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam tahap penindaklanjutan dari sisi auditor adalah:

1.    Dasar untuk melakukan follow up adalah perencanaan yang dilakukan oleh pihak manajemen

2.    Pelaksanaan review follow up

3.    Batasan review follow up

4.    Implementasi rekomendasi

a.    Implementasi oleh unit kerja

b.    Implementasi oleh eksekutif

c.    Peranan auditor dalam implementasi rekomendasi audit

Auditor hanya berperan sebagai pendukung

d.    Peranan legislatif dalam implementasi rekomendasi audit

Merupakan otoritas tingkat akhir yang dapat mengambil tindakan implementasi rekomendasi secara formal dengan mengadopsi peraturan, mosi, dlsb.

Beberapa pendekatan implementasi rekomendasi oleh legislatif yaitu

1.    Tindakan legislatif secara formal

2.    Tindakan legislatif secara informal

3.    Tindakan legislatif melalui anggaran

5.    Pemeriksaan kembali secara periodik